Nieodosobnione stają się przypadki zarejestrowania w bazie dóbr utraconych rzeczy znajdujących się w faktycznym posiadaniu osób prywatnych, które nie mają podstaw, aby powątpiewać w przysługujące im prawo własności. W celu usystematyzowania należy wskazać, iż w odniesieniu do dzieł sztuki istnieją trzy rejestry. Pierwszy to katalog opublikowany na stronie dzielautracone.gov.pl, który ma charakter nieformalnej bazy. Drugi to Katalog zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem, prowadzony przez Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów, który służy rejestracji skradzionych po wojnie zabytków i dzieł sztuki. Jest on wykorzystywany przede wszystkim przez Policję, Straż Graniczną i inne organy ścigania. Z kolei, trzeci rejestr to Krajowy rejestr utraconych dóbr kultury, przewidziany przez przepisy Ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. W rzeczywistości ten ostatni jeszcze nie funkcjonuje i do dnia dzisiejszego nie zawiera żadnego wpisu. Będzie on miał jednak bardzo istotne znaczenie, gdyż z dokonaniem w nim wpisu wiążą się daleko idące skutki prawne, jak niemożność zasiedzenia prawa własności, nabycia prawa własności w dobrej wierze od osoby nieuprawnionej, czy nawet pozbawienie możliwości żądania wydania rzeczy.
Jako że baza opublikowana przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego na stronie dzielautracone.gov.pl jest nieoficjalna, decyzja o zamieszczeniu danego dzieła sztuki na tej liście, ma charakter w pewnym zakresie arbitralny. Zdarza się, że wpisy dokonywane są na podstawie powojennych ministerialnych spisów, którym trudno przypisać przymiot wiarygodności. W konsekwencji oznacza to dla aktualnych właścicieli konieczność udawadniania swoich praw, niejednokrotnie w postępowaniach sądowych.
Wobec powzięcia przez Ministerstwo informacji o obecnym posiadaczu danego dobra kultury, zazwyczaj zwraca się ono z prośbą o przedstawienie dokumentów potwierdzających przysługiwanie prawa własności, a także o umożliwienie dokonania oględzin. Podkreślić należy, iż wskazana jest znaczna powściągliwość w odpowiedzi na oczekiwania organu. Co do zasady, Ministerstwo nie jest bowiem skore do ujawniania podstaw, w oparciu o które podważa dotychczasowy stan prawny rzeczy. W konsekwencji konieczne jest w pierwszej kolejności możliwie szybkie ustalenie szczegółowej proweniencji dzieła, tak aby określić, które wątki jego losów mogą stanowić przyczynę działań organu. Dopiero wówczas należy ustosunkować się do twierdzeń Ministerstwa, co nie wyklucza podjęcia równoległych działań prawnych.
Jeśli właściciel nabył dany obiekt w drodze dziedziczenia po swoich przodkach i tym samym nie może wylegitymować się dokumentem potwierdzającym nabycie prawa własności tego konkretnego przedmiotu, należy rozważyć wystąpienie do sądu z wnioskiem o zasiedzenie ruchomości. W przeciwieństwie do nieruchomości, zasiedzenie dzieła sztuki jest możliwe już po upływie trzech lat jego posiadania, przy czym przez cały ten okres wymagane jest posiadanie w dobrej wierze, a więc w usprawiedliwionym przekonaniu, że jest się właścicielem rzeczy. Co istotne, podkreślenia wymaga, że w pewnych przypadkach sprawa o zasiedzenie może odbywać się tylko przy udziale samego wnioskodawcy. Dzieje się tak, jeżeli ustalenie innych uczestników nie jest możliwe. Wówczas ciężar ustalenia osób zainteresowanych sprawą spoczywa na sądzie, który w tym celu dokonuje stosownego ogłoszenia. W tym zakresie tworzy się problem dla bezpieczeństwa wnioskodawcy, gdyż ogłoszenie to musi zawierać: dokładne określenie rzeczy, imię i nazwisko posiadacza rzeczy oraz jego miejsce zamieszkania. W konsekwencji w ogólnopolskiej prasie zostaje opublikowana informacja wskazująca adres, pod którym znajduje się przedmiotowy obiekt wraz z nazwiskiem posiadacza. W przypadku gdy Ministerstwo podnosi twierdzenie, że prawo własności rzeczy przysługiwało innej osobie, brak wiedzy na temat spadkobierców tej osoby, nie wyklucza prowadzenie sprawy o zasiedzenie. Konieczne w takim przypadku jest uprzednie ustanowienie kuratora spadku. W przypadku występowania w sprawie innych uczestników zamieszczenie przez sąd ogłoszenia nie jest obligatoryjne.
Alternatywnym rozwiązaniem jest sprawa o ustalenie prawa własności dzieła sztuki. Możliwa jest ona jednak tylko w przypadku, gdy Ministerstwo w sposób wyraźny kwestionuje przysługiwanie prawa własności.
Przy wyborze drogi prawnej nie bez znaczenia pozostają kwestie opłat sądowych i podatkowe. Należy mieć na uwadze, że w przypadku nabycia prawa własności ruchomości w drodze zasiedzenia należny będzie podatek w wysokości 7% wartości tego dzieła. Z kolei, w przypadku sprawy o ustalenie prawa własności opłata sądowa od pozwu wynosi 5% wartości rzeczy. W zakresie opłaty znacznie korzystniejsza jest sprawa o zasiedzenie, gdzie obowiązuje opłata stała w wysokości 100 zł.
Innym dość często pojawiającym się zarzutem wobec właścicieli jest twierdzenie, iż posiadają oni dzieła sztuki, które należały do obywateli III Rzeszy lub osób mających niemieckie pochodzenie. Zgodnie z powojennymi przepisami rzeczy te przeszły na własność Skarbu Państwa, chyba że przed wejściem w życie przepisów ich własność została zbyta przez ww. osoby. Jako że przypadek ten jest rzadziej spotykany, najczęściej w celu obrony swoich praw należy wykazać, na podstawie jakiej czynności prawej nabyte zostało prawo własności i posłużenie się instytucją prawną nabycia od osoby nieuprawnionej, pod warunkiem że nabycie to nastąpiło w dobrej wierze.
Obserwacja rynku sztuki wskazuje, iż właściciele dóbr kultury nie przywiązują odpowiedniej wagi do możliwości wykazania się dokumentami potwierdzającymi ich prawo własności. W pewien sposób staje się to za przyczyną domów aukcyjnych, które co do zasady nie wymagają udokumentowania proweniencji, a za wystarczające uznają oświadczenie właściciela w tym zakresie. Tymczasem aukcje są bacznie monitorowane przez Ministerstwo, a próby sprzedaży dóbr, których proweniencja zdaniem organów budzi wątpliwości, są niezwłocznie wstrzymywane. Podjęcie obrony swoich praw dopiero na takim etapie sprawy jest bardziej utrudnione aniżeli uprzednie potwierdzenie swojego prawa własności.
